Tkwisz w niedokończonych projektach? Praca zespołu jest niezorganizowana? Pytasz po kilka razy czy zadanie zostało wykonane? Zdarzają się nagłe braki produktów do zabiegów? Pracownicy nie zawsze wiedzą jak mają postępować w danych sytuacjach?
Rozwiązanie dla Ciebie to narzędzie pomagające zoptymalizować, zorganizować i zwiększyć wydajność pracy zarówno pracownika jak i managera, czy też właściciela salonu Spa & Beauty - to lista kontrolna (tzw. check-lista), którą można także połączyć z plannerem dla zwiększenia jej skuteczności.
Lista kontrolna daje sposobność m.in do:
organizacji zamówień produktów profesjonalnych, detalicznych
skutecznego wyznaczania zadań pracownikom lub dla samego siebie
wdrożenia rytuałów proceduralnych (tj. w jakim dniu potwierdzamy wizyty klientów, w jakim dniu tygodnia robimy generalne porządki, w którym dniu robimy podsumowania pracy, np. podsumowanie miesiąca)
realizacji lub przygotowania planów marketingowych, promocyjnych itp.
Takich list może być o wiele więcej w zależności od specyfiki naszej pracy, potrzeb naszego gabinetu. Warto poświęcić czas i przygotować schematy/wzory takich list, aby później tylko modyfikować je wg. potrzeb i zmieniających się warunków, a w każdej chwili można ją wydrukować i przekazać do wykonania.
Dlaczego taka lista jest ważna w ujęciu sprzedażowym? Przekazanie takiej listy pracownikowi, czy też skomponowanie takiej listy dla siebie organizuje nam czas i pozwala skupić się na realizacji najważniejszych spraw w danym dniu tak, aby resztę czasu w skupieniu, spokoju i bez chaosu spędzić nad wykonywaniem zabiegów, realizacją planów sprzedażowych i skoncentrować się nad obsługą klienta.
Zanim jednak przygotujemy check-listę powinniśmy stworzyć odpowiednią procedurę, która w zależności od naszych wymagań powinna zawierać m.in. czas kontroli, sprawdzenia, oddania check-listy, a także cel jej wykonywania (aby pracownik miał poczucie sensu jej wypełniania) i korzyści jakie przynosi dla zespołu pracowników.
Jak powinna wyglądać standardowa lista kontrolna?
1. Przejrzysta i zrozumiała tak, aby nikt z pracowników nie musiał wracać i dopytywać o szczegóły.
2. Zwięzła w treści, aby nie wymagała większego zaangażowania w jej zrozumienie.
3. Jasna i konkretna, wspierająca poszczególne cele.
Jakie kluczowe elementy powinna posiadać, aby spełnić swój cel?
1. Osoba - wykonawca wyznaczony do wykonania poszczególnego zadania.
2. Czas - do kiedy powinna być zrealizowana/wykonana (data i godzina).
3. Miejsce - gdzie należy ją zwrócić po wypełnieniu, gdzie należy wykonać zadanie.
Lista powinna być konstruowana priorytetowo, tj. od najważniejszej do najmniej zasadniczej dyspozycji do wykonania .
Zanim jednak stworzysz check-listę stwórz dla siebie cztero-etapowy plan organizacji i realizacji check-listy:
I PRZYGOTUJ - za każdym razem sprawdź poprawność danych na liście, zmodyfikuj w razie potrzeby
II PRZEKAŻ - przekaż lub pozostaw w wyznaczonym miejscu o wyznaczonej porze odpowiedniej/upoważnionej osobie
III MONITORUJ - w połowie czasu przekazanego do wykonania sprawdź na jakim etapie jest realizacja listy, może się zdarzyć, że pracownik zapomni wykonać zadania, unikniesz wtedy odebrania niewykonanego zadania
IV ODBIERZ - odbierz listę w planowanym czasie wcześniej wyznaczonego odbioru, pracownicy będą mieli poczucie, że wyznaczony czas przekazania jest dla Ciebie ważny
V SPRAWDŹ / WYKONAJ - sprawdź poprawność wykonanych zadań, wykonaj np. zamówienia
VI PODZIĘKUJ - wyraź uznanie, pochwal za np. oddanie listy na czas, poprawne wykonanie, zadziała to motywacyjnie na Twoich pracowników
VII (opcjonalnie) DAJ INFORMACJĘ ZWROTNĄ - jeśli coś jest wykonane źle, lub mogłoby być dokładniej daj od razu informację zwrotną, konstruktywną krytykę.
Poniżej znajduje się przykład tygodniowej listy kontrolnej - check-listy dla kosmetologów. Taką samą można wykonać dla każdego innego pracownika: recepcjonistki bądź personelu sprzątającego. Pod nią znajduje się także check-lista, którą możesz pobrać na potrzeby swojego gabinetu.
Kilka przykładów innych list kontrolnych :
otwarcie/zamknięcie gabinetu
codzienne czynności przygotowawcze do pracy w gabinecie, recepcji
miesięczne porządki w gabinecie, recepcji
tygodniowe zadania dla recepcji spa
cotygodniowe zamówienia na produkty detaliczne/profesjonalne
miesięczne promocje w salonie
roczne/półroczne wymiany testerów, organizacja sprawdzania dat przydatności kosmetyków
miesięczna odpowiedzialność za sprzęt: przegląd, dezynfekcję, przekazanie do czyszczenia.